Jak dokumentować szkolenia i treningi ISPS
Po każdym szkoleniu, treningu i ćwiczeniu zapisz: datę, temat i formę, prowadzącego, uczestników z podpisem lub potwierdzeniem, wynik sprawdzenia wiedzy oraz wnioski i działania naprawcze. Dokumentację prowadź osobno dla każdej grupy i przechowuj w rejestrze obiektu.
Co powinno się znaleźć w dokumentacji
| Dokument | Zawartość |
|---|---|
| Lista obecności | Temat, data, prowadzący, imię i nazwisko, stanowisko, wynik testu, podpis |
| Test lub potwierdzenie sprawdzenia wiedzy | Pytania, odpowiedzi uczestnika, wynik, próg zaliczenia |
| Protokół przeprowadzenia | Obiekt, data i godziny, miejsce, liczba uczestników, forma (wykład, instruktaż, ćwiczenie, test), wynik, uwagi i zalecenia |
| Rejestr szkoleń | Zestawienie wszystkich szkoleń, treningów i ćwiczeń w roku — także doraźnych |
| Sprawozdanie z ćwiczenia | Scenariusz, działania każdej grupy, wnioski, działania naprawcze |
Na co zwrócić uwagę
- Osobno dla każdej grupy — biuro, wachta i bosmani mają inne tematy, więc i osobne wpisy.
- Wersja materiału — zapisz, według którego stanu planu ochrony szkolono. Po zmianie procedury łatwo wtedy wskazać, kogo trzeba doszkolić.
- Szkolenia doraźne też — instruktaż nowego pracownika czy po zmianie procedury trafia do rejestru.
- Wnioski — zapis, że szkolenie się odbyło, to za mało; dopisz, co wymaga poprawy i kto się tym zajmie.
Jak to wygląda w platformie
System zapisuje odpowiedzi, datę, wynik i numer próby, a dokumenty generuje automatycznie: protokół testu, potwierdzenie ukończenia, kartę szkolenia pracownika i zbiorczy rejestr firmy. Każdy dokument zawiera uczestnika, firmę, obiekt, temat i wersję szkolenia, datę, wynik, prowadzącego oraz unikalny numer z kodem QR. Więcej o panelu PFSO.
Platforma nie zastępuje dokumentacji ćwiczeń praktycznych prowadzonych na miejscu — te nadal wymagają protokołu i sprawozdania PFSO.
Źródła
- Kodeks ISPS, część A sekcja 18 i część B sekcje 18.5–18.6.
- Rozporządzenie (WE) nr 725/2004, art. 3 ust. 5.