So dokumentieren Sie ISPS-Schulungen und Drills
Halten Sie nach jeder Schulung, jedem Drill und jeder Übung fest: Datum, Thema und Form, Leitung, Teilnehmende mit Unterschrift oder Bestätigung, Ergebnis der Wissensprüfung sowie Erkenntnisse und Korrekturmaßnahmen. Führen Sie die Dokumentation für jede Gruppe getrennt und bewahren Sie sie im Register der Hafenanlage auf.
Was in die Dokumentation gehört
| Dokument | Inhalt |
|---|---|
| Teilnehmerliste | Thema, Datum, Leitung, Vor- und Nachname, Position, Testergebnis, Unterschrift |
| Test oder Bestätigung der Wissensprüfung | Fragen, Antworten der/des Teilnehmenden, Ergebnis, Bestehensgrenze |
| Durchführungsprotokoll | Anlage, Datum und Uhrzeiten, Ort, Anzahl der Teilnehmenden, Form (Vortrag, Unterweisung, Übung, Test), Ergebnis, Bemerkungen und Empfehlungen |
| Schulungsregister | Übersicht aller Schulungen, Drills und Übungen im Jahr – auch der anlassbezogenen |
| Übungsbericht | Szenario, Maßnahmen jeder Gruppe, Erkenntnisse, Korrekturmaßnahmen |
Worauf Sie achten sollten
- Getrennt für jede Gruppe – Büro, Wachdienst und Bootsleute haben unterschiedliche Themen, also auch getrennte Einträge.
- Version des Materials – vermerken Sie, nach welchem Stand des Plans zur Gefahrenabwehr geschult wurde. Nach einer Änderung eines Verfahrens lässt sich dann leicht feststellen, wer nachgeschult werden muss.
- Auch anlassbezogene Schulungen – die Unterweisung neuer Mitarbeitender oder nach einer Änderung eines Verfahrens gehört ins Register.
- Erkenntnisse – der Vermerk, dass die Schulung stattgefunden hat, reicht nicht; ergänzen Sie, was verbessert werden muss und wer sich darum kümmert.
So sieht es auf der Plattform aus
Das System speichert Antworten, Datum, Ergebnis und Nummer des Versuchs und erzeugt die Dokumente automatisch: Testprotokoll, Bestätigung über den Abschluss der Schulung, Schulungsnachweis der/des Mitarbeitenden und das zusammenfassende Register des Unternehmens. Jedes Dokument enthält Teilnehmer/in, Unternehmen, Anlage, Thema und Version der Schulung, Datum, Ergebnis, Schulungsverantwortliche(n) sowie eine eindeutige Nummer mit QR-Code. Mehr zur PFSO-Verwaltung.
Die Plattform ersetzt nicht die Dokumentation praktischer Übungen vor Ort – diese erfordern weiterhin ein Protokoll und einen Bericht des PFSO.
Quellen
- ISPS-Code, Teil A Abschnitt 18 und Teil B Abschnitte 18.5–18.6.
- Verordnung (EG) Nr. 725/2004, Art. 3 Abs. 5.