Plattform für PFSO: Schulungen, Ergebnisse und Register an einem Ort
Die Plattform nimmt dem PFSO den Papieraufwand der Schulungen ab: Sie legen Mitarbeitende an, weisen eine Schulung mit Frist zu, und das System versendet Einladungen, erinnert, wertet den Test aus und stellt die Dokumentation zusammen. Sie sehen, wer in welchem Schritt ist.
Verwaltung für Schulungsverantwortliche
| Funktion | So funktioniert es |
|---|---|
| Mitarbeitende | Einzeln anlegen oder aus Excel importieren; Zuordnung zu Anlagen und Positionen |
| Schulung zuweisen | Auswahl von Schulung, Anlage und Frist für eine Person oder eine Gruppe |
| Einladungen | Persönlicher, nur einmal verwendbarer Link mit begrenzter Gültigkeit; erneuter Versand mit einem Klick |
| Status | Eingeladen → Konto aktiv → Schulung begonnen → Test bestanden / nicht bestanden; Rückstände nach Fristablauf |
| Filter | Nach Anlage, Schulung, Status und Frist |
| Ergebnisse | Antworten, Datum, Ergebnis, Nummer des Versuchs und Fotos der Teilnehmenden; Zuweisung eines zusätzlichen Versuchs |
| Dokumente | Download der Dokumente einer Person oder einer ganzen Gruppe (ZIP), Schulungsregister als PDF, Export nach Excel |
| Anlagen | Mehrere Kaianlagen oder Terminals in einem Unternehmen, jede mit eigenen Verfahren und Kontakten |
| Verlauf | Aufzeichnung wichtiger Aktionen: Einladungen, Zuweisungen, Tests, Downloads von Dokumenten |
Versionen der Schulungen
Jede veröffentlichte Version einer Schulung hat eine Nummer. Ändern sich der Plan zur Gefahrenabwehr oder ein Verfahren, entsteht eine neue Version – und das Ergebnis jeder/jedes Mitarbeitenden zeigt, welche Version abgeschlossen wurde. Bei einer Kontrolle ist ersichtlich, wer nach welchem Stand der Verfahren geschult wurde.
Dokumentation
- Bestätigung über den Abschluss der Schulung,
- Testprotokoll mit Ergebnis, Datum, Antworten und Foto der/des Teilnehmenden,
- Schulungsnachweis der/des Mitarbeitenden – alle Schulungen der Person im Unternehmen,
- zusammenfassendes Schulungsregister des Unternehmens,
- Export der Ergebnisse nach Excel.
Jedes Dokument hat eine eindeutige Nummer und einen QR-Code, der zu einer Prüfseite führt, die nur den notwendigen Umfang an Daten zeigt. Beispiel mit fiktiven Daten.
Sicherheit der Inhalte
Materialien zu einer bestimmten Anlage sehen ausschließlich die zugewiesenen Personen und die Schulungsverantwortlichen. Schulungsdateien, Fotos und Dokumente haben keine öffentlichen Adressen – der Zugriff wird bei jedem Download geprüft. Die Datenbank wird täglich gesichert.